Warum sind Prioritäten so wichtig?
Häufig stehen wir einer Menge Aufgaben gegenüber – privat und beruflich. Unser Job in der Praxis ist das eine, unsere Rolle im privaten Umfeld das andere. In beiden Rollen ist es wichtig, Aufgaben zu priorisieren. Nehmen wir keine Priorisierung vor geraten wir ins Straucheln. Kurzfristig können wir meist gut mit Stress umgehen. Wird dies jedoch zu einem Dauerzustand leiden wir körperlich und mental. Ich möchte Dir gerne Impulse geben, wie Du Prioritäten bewusst und richtig setzen kannst.
Du bist Deine Priorität
„Eine Hand für den Mann, eine Hand für das Schiff!“ ist eine goldene Regel für Seeleute und sie lässt sich auch auf unser Leben übertragen.
Das Schiff kann die Praxis, der Job im Allgemeinen oder auch die Familie sein. Die See drumherum ist manchmal ruhig und manchmal auch sehr stürmisch. Die Seestärke kannst Du nicht beeinflussen, doch Dein Ziel ist es, dass das Schiff immer sicher unterwegs ist, sein Ziel erreicht und an Bord möglichst viel Freude herrscht.
Damit Du das Team an Bord führen oder unterstützen kannst, ist es wichtig, dass Du als erste Priorität auf Dich selbst achtest. Tue alles dafür, dass es Dir gut geht. Nur dann kannst Du mit der zweiten Hand für das Schiff da sein.
Du bist also wirklich wichtig. Ohne Deine Gesundheit und Deine Energie kannst Du auch anderen Menschen nachhaltig nicht guttun. Deshalb darfst Du Dich in den Vordergrund stellen.
Hilfreich ist, wenn Du Dich morgens bewusst fragst:
- Wie geht es mir?
- Wie steht es um meine Energiereserven?
- Was bin ich heute im Stande zu leisten?
Durch diese drei Fragen schaffst Du ein Bewusstsein, was Dir hilft Deinen Tag besser zu gestalten. Wir sind uns sicher einig, dass es Tagesaufgaben steht, die einfach bewältigt werden wollen. Steht bei mir beispielsweise ein Seminartag an und ich bin gesund, dann findet der auch statt unabhängig von meinen Energiereserven. Die Frage ist jedoch, wie viel mute ich mir vorher und nachher noch an Aufgaben zu. Darauf habe ich durchaus Einfluss.
Um bewusst und achtsam mit Dir selbst zu agieren, ist es sinnvoll Dir abends wieder drei Fragen zu stellen:
- Wie geht es mir heute Abend?
- Wie steht es nun um meine Energiereserven?
- Was kann ich am nächsten Tag besser machen?
Vielen Menschen hilft es ein Achtsamkeit-Tagebuch zu führen. Bist Du nicht der Typ dafür, hilft es auch Dir 5 Minuten bewusst Gedanken zu machen.
Aufgaben priorisieren
Stellen wir uns vor, es stehen 20 Aufgaben auf Deiner To-do-Liste. Mit Sicherheit sind nicht alle Aufgaben gleich wichtig. Ebenso haben die Aufgaben auch verschiedene Deadlines. Erledigst Du erst die unwichtigen Punkte auf Deiner Liste, kann es sein, dass Du bei den wichtigen Aufgaben unter Stress gerätst, weil Du unter Zeitdruck kommst.
Mein Tipp für Dich ist, die Aufgaben mit zusätzlichen Informationen zu versehen:
- Wann ist die Aufgabe fällig?
- Welche Dringlichkeit hat die Aufgabe? Hoch, mittel, niedrig?
- Wie viel Zeit planst Du für die Bearbeitung ein?
Auf diese Weise erhältst Du einen viel besseren Überblick und es fällt Dir leichter zu priorisieren. Wenn Du mit einem digitalen Tool der Aufgabenverwaltung arbeitest, kannst Du die einzelnen Aufgaben jederzeit verändern und in der Rangfolge verschieben. Arbeitest Du lieber analog in Papierform? Auch hier gibt es eine sehr gute Möglichkeit. Notiere Deine Aufgaben auf selbsthaftenden Klebezetteln auf einer Übersicht. Auf diese Weise kannst Du die Aufgaben immer wieder in der Rangfolge verändern und anpassen.
Ich selbst arbeite sowohl digital, als auch analog. Alle langfristigen Aufgaben erfasse ich digital. Meinen Wochen- und Monatsplan erstelle ich jedoch in Papierform auf Klebezetteln. Mir hilft zusätzlich die Kanban-Methode. Ich habe für mich ein Kanban-Board erstellt. Drei Spalten hat dieses Board: TO DO, DOING und DONE. Diese Spalten werden mit meinen Klebezetteln gefüllt. Meine Aufgaben kann ich so visualisieren und den Arbeitsfortschritt verdeutlichen. Ebenso habe ich einen Überblick darüber, was in der Woche noch ansteht.
Grenzen setzen
Du weißt, wie wichtig Dein eigenes Wohlbefinden ist und Du kennst die Rangfolge Deiner Aufgaben. Doch jetzt kommt das bunte Leben dazu. „Kannst Du mal eben?“ „Wir brauchen Dich?“ „Weißt Du, wie das zu lösen ist?“ Das Telefon klingelt. Der Termin dauert länger. Die Menschen in Deinem Umfeld sind gestresst. Die Technik streikt. Du kommst Dir vor wie eine achtarmige Krake. Das ist Deine Feuerprobe. Die Probe, ob Du es schaffst bei Dir zu bleiben. Denk dran, Du kannst Dein Umfeld nur unterstützen, wenn es Dir gut geht und Du Deine wichtigen Aufgaben erledigst.
Wie gelingt Dir das? Indem Du Grenzen setzt. Hast Du bisher immer ja gesagt, wird Dein Umfeld irritiert sein. Du stellst einen Zaun auf und es kann sein, dass Deine Kollegin einfach drüber hinweg läuft. Erkläre ihr, dass da jetzt Deine Grenze verläuft. Weil es ungewohnt ist, dass Du auch anfängst nein zu sagen, wirst Du die erste Zeit deutlicher auf Deinen neuen Zaun aufmerksam machen müssen. Manche Menschen sind vielleicht geschockt, irritiert oder wütend, dass Du auf Dich aufpasst und Grenzen ziehst. All diese Reaktionen sind jedoch ein Zeichen, dass Dein Plan funktioniert. Irgendwann setzt der Gewohnheitseffekt ein. Das Umfeld hat sich an Deine neue Selbstfürsorge gewöhnt. Du hast mehr Kraft, bist positiver gestimmt und wirst die Mannschaft an Bord Deines Schiffes wesentlich besser unterstützen können.
