Das Interview mit einer Sportlerin, die Marathon und sogar noch längere Strecken läuft, hat mich nachhaltig inspiriert und begeistert. Bisher habe ich persönlich noch nicht mein Talent für Langstreckenläufe entdecken können. Mich fasziniert jedoch die Tatsache, dass Menschen so lange Strecken überhaupt am Stück laufen können. Das fasziniert mich wirklich. Zurück zu dem besagten Interview. Die Läuferin erzählte, dass sie selbstverständlich weiß, dass sie 42,195 Kilometer oder 100 Kilometer laufen wird. Dennoch denkt sie während des Laufes immer nur an die Etappe bis zum nächsten Versorgungspunkt oder bis zum nächsten Baum. Ist sie dort angekommen denkt sie an ihr nächstes Etappenziel. Diese Methode wendet sie solange an bis sie das Gesamtziel erreicht hat.
Der Vorteil in Etappen zu denken
Der größte Vorteil dieser Methode ist, dass sie keine Gedanken an die nächste Etappe verschwendet, bevor sie diese überhaupt erreicht hat. Sie ist immer fokussiert auf den jetzigen Moment und hat das nächste kurzfristige Ziel im Blick. Die Sportlerin hat auch betont, dass sie selbstverständlich im voraus den gesamten Lauf schon grob geplant hat in Hinblick auf Tempo und Herausforderungen. Während des Laufes denkt und plant sie jedoch nur kurzfristig.
Dieser mentale Trick lässt sich auch auf das Aufgabenmanagement übertragen. Häufig stehst Du im Arbeitsalltag vor einem Berg an Aufgaben. Der Gedanke daran, alle abzuarbeiten, fühlt sich an wie ein Marathonlauf. Die Herausforderung, dass immer wieder neue Aufgaben sich dazu gesellen, während Du gerade dabei bist Aufgaben abzuarbeiten, hinterlässt das Gefühl eines Dauerlaufes über das ganze Jahr. Unterbrochen wird dieses Rennen nur von Urlauben, Feiertagen und Wochenenden. In Etappen zu planen und zu agieren ist Deine Chance sich auf den Moment zu fokussieren, keine Gedanken an spätere Zeiten zu verschwenden und kannst den Moment genießen — auch wenn es zeitweise anstrengend ist.
Wie gelingt es Dir? Ich verrate Dir wie Du in drei einfachen Schritten den Tipp der Sportlerin in Deinem Aufgabenmanagement nutzt. Die Strategie funktioniert, wenn Du sie digital umsetzt, aber auch wenn Du sie mit Zettel und Stift analog umsetzt. Gehe den Weg, der sich für Dich passend anfühlt.
Gesamtliste Deiner Aufgaben
Schreibe auf diese Gesamtliste alle Aufgaben, die anstehen. Wirklich alle. Für einen besseren Überblick kannst Du sie zusätzlich mit einer Information zur Priorität versehen. Bei Aufgaben mit einer Deadline notierst Du zusätzlich das Datum.
Wochenliste Deiner Aufgaben
Am Ende der Woche schreibst Du jetzt die Wochenliste mit den Aufgaben, die Du in der nächsten Woche erledigen möchtest. Möchtest Du am letzten Tag der Woche nicht schon an die nächste Woche denken? Dann erledigst Du diese Aufgabe einfach zum Wochenstart.
Bevor Du die Aufgaben für die Wochenliste zusammenstellst, mach Dir Gedanken wie viel Zeit Dir zur Verfügung steht, um Aufgaben neben den Alltagsaufgaben zu erledigen. Hast Du eine grobe Zeitangabe? Dann wähle die Aufgaben von Deiner Gesamtliste aus und notiere sie auf Deiner Wochenliste.
Nutze diese Kriterien bei Deiner Auswahl der Aufgaben:
- Wähle Aufgaben, denen Du eine hohe Priorität zuschreibst.
- Suche Aufgaben aus, die dringlich sind.
- Entscheide Dich für eine Mischung aus herausfordernden und einfachen Aufgaben.
- Wähle Aufgaben, die in Deinen gesetzten Zeitrahmen passen.
- Streiche die gewählten Aufgaben von Deiner Gesamtliste.
Denke an den Marathonlauf. Es kann Dich überfordern, wenn Du die ganze Woche Aufgaben erledigst, die sich wie ein Lauf bergauf anfühlen. Läufst Du nur geradeaus über das flache Land, langweilt Dich das möglicherweise. Entscheide Dich für eine gute Mischung, die Dich zeitweise fordert und dann auch wieder durchatmen lässt.
Leg die Gesamtliste nach Abschluss Deiner Wochenplanung wieder beiseite. Du kannst sie hervorholen, wenn Du eine neue Aufgabe für die Zukunft notieren möchtest oder Du am Ende der Woche noch Kapazitäten frei hast und auf der Suche neuer Aufgaben bist.
Wenn Du möchtest, kannst Du die Aufgaben nun detailliert Deinen Arbeitstagen der Woche zuordnen. Probiere für Dich aus, ob es Dir hilft oder Dich eher hindert, wenn Du feste Tagespläne für die Woche erstellst.
Fokussiere Dich die Woche über nur auf Deine gewählten Aufgaben. Blende Aufgaben, die in der Zukunft liegen, aus. Sei fokussiert. Setz Dich nicht unter Druck. Konzentriere Dich auf die einzelnen Etappen und genieße Deinen „Lauf“.
Lerne für Dich aus Deiner Planung
Das Ende Deiner Arbeitswoche ist erreicht. Es ist Zeit für einen Rückblick.
- Was lief gut?
- Welche Punkte möchtest Du nächste Woche anders umsetzen?
- Hat Deine Zeitplanung funktioniert?
- Hast Du Dich überfordert gefühlt?
- Hast Du Dich womöglich gelangweilt?
Setze die gewonnenen Erfahrungen in Deiner nächsten Wochenplanung um und profitiere von Deiner ehrlichen Selbstreflexion.
Du bist Dein Maß der Dinge. Kein anderer ist die Woche Deinen Weg gegangen. Beurteile Deine Leistung fair und feiere Deinen Weg. Bist Du die Woche über Dich hinausgewachsen? Ich bin mir sicher, dass es Aufgaben gibt, die Du gut gemeistert hast. Sei stolz auf Dich.
