Was ist das Pareto-Prinzip?
Das Pareto-Prinzip oder auch die Pareto-Methode ist nach Vilfredo Pareto benannt. Das Prinzip befasst sich mit der Beziehung von Aufwand und Ergebnis. 80% der Wirkung können durch 20% des Aufwandes erreicht werden.
Anders ausgedrückt sind 80% des gewünschten Ergebnisses durch 20% des Aufwandes erreichbar. Um die restlichen 20% des Ergebnisses zu erzielen, benötigen wir jedoch 80% des gesamten Aufwandes. Diese 80-20-Regel trifft nicht immer punktgenau zu. Jedoch ist ist die Tendenz deutlich zu beobachten.
Stell Dir vor…
Du möchtest eine neue Checkliste für die Abläufe der HKP-Erstellung erstellen. Innerhalb der ersten Arbeitsphase erzielst Du relativ schnell umfangreiche und gute Ergebnisse. Dir fallen wichtige Aspekte ein, die beachtet werden müssen. Meistens stockt danach der Arbeitsfluss. Wir fangen an Feinheiten zu überdenken, verheddern uns vielleicht in Designdetails und grübeln über Ergänzungen. In dieser Phase verbrauchen wir circa 80% des Gesamtaufwandes um die restlichen 20% hin zu unserem perfekten Ergebnis zu erzielen.
Das Pareto-Prinzip ist sowohl im Zeitmanagement als auch im Projektmanagement ein wichtiges Tool.
3 Missverständnisse
Nummer 1: Es heißt nicht, dass wir uns auf 20% ausruhen sollen. Möchten wir 100% erreichen, müssen auch 100% Einsatz aufbringen.
Nummer 2: Wir brechen alle Aufgaben auf 20% Einsatz herunter. Das ist nicht möglich. Es gibt Aufgaben, die vollständig erledigt werden müssen.
Nummer 3: Es ist keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit. Die 20% Einsatz die 80% des Ergebnisses liefern, kommen nur zu Stande, wenn wir konzentriert arbeiten.
Außerhalb dieser Missverständnisse bin ich absolut überzeugt von den Vorteilen des Pareto-Prinzips. Welche das sind, verrate ich Dir jetzt.
Hilft es bei Zeitmangel in der Praxis?
Viele Praxisinhaber:innen und Mitarbeiter:innen beklagen den Zeitmangel im Praxisalltag. Wenn durch 20% Einsatz 80% der Ergebnisse erreicht werden können, dürfen wir das Pareto-Prinzip nicht außer Acht lassen, wenn wir Zeit gewinnen möchten.
Um den Effekt ausschöpfen zu können, müssen wir priorisieren. Eine Prioritätenliste ist unumgänglich. So können wir sicherstellen, dass wir die meiste Arbeit auch den wichtigsten Aufgaben widmen. Das Ergebnis ist eine deutlich höhere Produktivität und Effizienz. Das Pareto-Prinzip hilft also bei Zeitmangel.
Möglichkeit, Deine Arbeit in überschaubare Abschnitte zu unterteilen
Was bewirkt die Erledigung der Aufgabe? Der bewusstere Umgang mit unseren Aufgaben erleichtert uns auch die Einteilung der Aufgaben in kleinere Abschnitte. Wir starten mit den Aspekten, die ein großes Ergebnis erzielen und uns motivieren an der Aufgabe dran zu bleiben. Nach jedem Abschnitt rücken wir dem Ziel ein Stück näher. Die Pareto-Methode hilft uns strategisch fokussierter zu arbeiten.
Verabschiedung vom Perfektionismus
Dieser Aspekt ist mir am wichtigsten. Was sind denn 100%? Wie definierst Du diese? Erkennt ein anderer Mensch Deine 100% an? Du steckst am Ende zusätzlich 80% Deiner Energie in eine relativ kleine Steigerung des Ergebnisses. Und wird diese überhaupt von anderen gesehen und gewürdigt?
Das kannst Du nur herausfinden, wenn Du erst einmal bei 80% stoppst und Dir Feedback von anderen Menschen einholst. Sind schon alle zufrieden? Ja super, dann brauchst Du auch keine weitere Energie investieren.
Das klingt jetzt so einfach. Ich selbst habe diesen entspannten Umgang mit dem Perfektionismus auch über viele Jahre lernen müssen und ganz ehrlich: Ich lerne täglich weiter.
Tipp für Führungspersonen
Du ärgerst Dich, dass Dein Team so lange für die Erledigung von Aufgaben braucht? Hast Du definiert und kommuniziert, wie das Ergebnis der Aufgabe aussehen soll?
Kann es sein, dass Dein Team es bestmöglich machen möchte und sehr viel Zeit in die letzten 20% des Ergebnisses investiert? 20%, die Du Dir vielleicht gar nicht wünscht, weil Du mit dem Ergebnis von 80% schon voll zufrieden bist?
Wenn Du jetzt denkst: Oh ja! Dann kommuniziere bei der nächsten Aufgabenverteilung eine klare Zieldefinition. Mit hoher Wahrscheinlichkeit ist Dein Team jetzt viel schneller am Ziel.
Du kämpfst mit einer Flut an Aufgaben und gewinnst alleine keinen Überblick? Der Blick von außen kann helfen. Schau mal, ob mein 1:1-Mentoring das Richtige für Dich ist.
