Wie gelingt Deine Wochenplanung? Wie kannst Du Dir Überblick verschaffen, Kapazitäten checken, Aufgaben sowie Termine planen und dennoch flexibel bleiben?
Nimm dir Zeit
Schritt 1: Nimm Dir Zeit und plane in Ruhe Deine nächste Woche. Die Wochenplanung kann gut am Ende der Woche erledigt werden. Freitag, Samstag oder Sonntag? Wähle den Tag, der Dir am liebsten ist. Ich plane meist die nächste Woche am Freitag, so kann ich gegebenenfalls noch auf den Samstag ausweichen. Den Sonntag genieße ich dann entspannt, weil ich sicher bin, dass die nächste Woche geplant ist und nicht noch irgendwelche unterminierten Aufgaben in meinem Kopf rumschwirren.
Dein Kalender
Schnapp Dir Deinen Kalender – egal ob digitaler oder analoger Kalender. Wähle das Tool, welches Du lieber nutzt. Ich persönlich nutze für die Terminplanung den digitalen Kalender. Die Aufgaben für die anstehende Woche plane ich in einem schönen Papierkalender. Einen großen Vorteil sehe ich darin, dass ich in Papierform auch das Journaling einfach erledigen kann. Geschriebene Worte hinterlassen bei bei mir ein tieferes Gefühl als getippte Worte.
FIXE TERMINE
Verschaffe Dir zunächst einen Überblick. Welche Termine sind schon fest eingeplant? Verschaffe Dir einen Überblick über berufliche und private Termine. Berücksichtige dabei auch den noch so kurzen Termin. Er kann von großer Bedeutung sein.
SETZE PRIORITÄTEN
Was sind Deine Top 3-Aufgaben, die Du in der Woche unbedingt erledigen möchtest? Halte diese drei Aufgaben in Deiner Wochenübersicht fest. Oh, jetzt denkst Du möglicherweise: „Nur drei Aufgaben? Ich habe ja viel mehr Aufgaben zu erledigen.“ Meine Aufgabenliste ist auch prall gefüllt und ich könnte dreißig wichtige Aufgaben für eine Woche definieren. Warum also drei Aufgaben? Du triffst automatisch eine Priorisierung und erledigst dann auch diese wichtigen drei Aufgaben vor den anderen. Hast Du dreißig Aufgaben auf Deiner Liste, übersiehst Du womöglich die wichtigsten Aufgaben. Wenn wir dann am Ende der Woche feststellen, dass die wichtigsten Aufgaben unerledigt sind, passiert was? Wir geraten in Stress und negativen Stress gilt es zu vermeiden. Vergisst Du die Aufgaben komplett, wird Dich wahrscheinlich das schlechte Gefühl plagen, nichts geschafft zu haben. Was ja nicht stimmt. Du hast nur lauter andere Dinge erledigt, die nicht so hoch priorisiert waren.
Die Lösung? Du notierst Dir deine Top 3-Aufgaben.
TAGESAUFGABE
Definiere pro Tag eine Aufgabe, die Du erledigen möchtest. Notiere sie pro Wochentag ganz oben auf Deinem Wochenplan. Wie bei unseren Top 3- Aufgaben gilt auch hier – notiere die Aufgabe, die Dir am wichtigsten ist.
SCHAFFE DIR PUFFER
Puffer, Puffer, Puffer! Verteile jetzt die restlichen Aufgaben, die realisierbar sind, und ganz wichtig – plane auch Deine ME TIME ein. Damit Du flexibel bleibst und auf Unvorhergesehenes reagieren kannst, brauchst Du ausreichend Puffer.
Was machst Du, wenn Du zu viel Puffer eingeplant hast? Schnapp Dir Deine Aufgabenliste und such Dir spontan zusätzliche Aufgaben, die Du erledigen möchtest. Du hast keine Aufgaben mehr auf Deiner Liste? Dann unterstütze andere Menschen in Deinem Umfeld oder tu Dir selbst gut.
LOHNT SICH DER AUFWAND?
Denkst Du jetzt gerade: „So viel Planung und nachher kommt doch alles anders? Da investiere ich doch lieber gar keine Zeit in die Planung.“ Ja, den Gedanken hatte ich früher auch. Das Ergebnis einer guten Wochenplanung ist, dass Du gerade wegen Deiner sorgfältigen Planung im Alltag flexibel agieren kannst. Du weißt, welche Prioritäten Du setzen wirst. Du kennst Deine Aufgaben. Du weißt, wie viel Puffer Du hast und kannst daher auch spontan umplanen. Du behältst die Kontrolle. Und Du weißt, was Du für Dich brauchst, damit Du leistungsstark sein kannst und bei Dir selbst bleibst!
